Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 11 de octubre de 2026 · Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015)

1. Responsable del tratamiento

2. A quién aplica

Esta política aplica a los datos personales de:

• Prospectos y clientes de AIMA: personas que nos escriben por WhatsApp, visitan este sitio, agendan un diagnóstico o contratan nuestros servicios.
• Clientes finales de los negocios que atendemos: las personas que le escriben al WhatsApp de un negocio que usa un asistente creado por AIMA. Sobre esos datos, el negocio es el responsable del tratamiento y AIMA actúa como encargado, siguiendo sus instrucciones.

3. Datos que recolectamos

• Nombre, número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp.
• Datos del negocio: nombre, tipo de negocio, ciudad, volumen aproximado de mensajes y forma de vender.
• El contenido de las conversaciones por WhatsApp, incluidas notas de voz, y los datos que la persona comparta en ellas.
• Fecha y hora de citas agendadas y su estado.
• Datos técnicos básicos de la visita a este sitio que registre nuestro proveedor de alojamiento.

No solicitamos datos sensibles. Si una persona los comparte por iniciativa propia en una conversación, solo se usan para atender su solicitud.

4. Para qué usamos los datos (finalidades)

• Responder mensajes, atender solicitudes y agendar el diagnóstico gratuito.
• Evaluar si nuestro servicio encaja con el negocio y presentar una propuesta.
• Prestar el servicio contratado: configurar el asistente, dar soporte, ajustes y mantenimiento.
• Enviar recordatorios de citas y mensajes de seguimiento relacionados con lo que la persona pidió.
• Facturación y cumplimiento de obligaciones legales.
• Mejorar la calidad de las respuestas del asistente.

No vendemos ni alquilamos datos personales.

5. Uso de inteligencia artificial

Las conversaciones por WhatsApp pueden ser respondidas por un asistente de inteligencia artificial: en el WhatsApp de AIMA, Kai, nuestra mascota; en el WhatsApp de cada negocio, el asistente con el nombre y la personalidad que ese negocio elija. Si alguien pregunta directamente si habla con una inteligencia artificial, el asistente no lo niega. Para generar las respuestas, el texto de la conversación se procesa con modelos de IA de terceros. Cualquier persona puede pedir en la conversación hablar con un humano.

6. Encargados y transferencia internacional

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, algunos con servidores fuera de Colombia:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): envío y recepción de mensajes.
• Vocero: CRM donde se guardan contactos, conversaciones y citas.
• OpenRouter y los proveedores de modelos de IA que enruta: generación de respuestas y transcripción de notas de voz.
• Google (Calendar y Meet): agenda de citas y videollamadas.
• Cloudflare: alojamiento de este sitio web.

Al escribirnos o usar nuestros servicios, la persona autoriza esta transmisión y transferencia internacional de sus datos para las finalidades descritas.

7. Derechos del titular

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber cómo hemos usado tus datos.
• Revocar la autorización y pedir que eliminemos tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Acceder gratis a tus datos personales.

8. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos al correo indicado en el punto 1 o por el mismo WhatsApp, diciendo tu nombre, tu número y qué necesitas.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles más, avisándote el motivo).
• Reclamos (corrección, actualización, eliminación o revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles más, avisándote el motivo).

9. Eliminación de datos

Para pedir que eliminemos tus datos y tus conversaciones:

1. Escríbenos al correo del punto 1, o envía «ELIMINAR MIS DATOS» por WhatsApp desde el número que quieres eliminar.
2. Confirmamos tu identidad con el número de teléfono desde el que escribiste.
3. Eliminamos tus datos de nuestros sistemas y te confirmamos por el mismo medio en máximo 15 días hábiles.

Si eres cliente final de un negocio que usa un asistente creado por AIMA, también puedes dirigir la solicitud a ese negocio, que es el responsable de tus datos; nosotros la atenderemos según sus instrucciones.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas razonables para proteger los datos: accesos con contraseña y verificación en dos pasos, conexiones cifradas y acceso solo a quien lo necesita. Conservamos los datos mientras dure la relación comercial o la finalidad que motivó su recolección, y luego el tiempo que exija la ley.

11. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a negocios y a personas mayores de edad. No recolectamos a sabiendas datos de menores.

12. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma importante, lo publicaremos en esta página con su nueva fecha de vigencia.